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Certaines entreprises qui reçoivent des paiements de plus de 10 000 $ en espèces doivent déposer le formulaire 8300, Rapport sur les paiements en espèces de plus de 10 000 $ reçus dans le cadre d'un commerce ou d'une entreprise, par voie électronique à partir de 2024, a indiqué l'IRS mercredi dans un communiqué de presse (IR-2023-157). Cette nouvelle exigence s'applique aux entreprises qui sont tenues de produire au moins 10 déclarations de renseignements d'un ou plusieurs types autres que le formulaire 8300 en 2024.
Plus de 400 000 formulaires 8300 ont été déposés au cours de l'année civile 2022. Un représentant de l'IRS a déclaré que le service n'était pas immédiatement en mesure de déterminer le nombre de formulaires 8300 déposés sur papier ou par voie électronique.
L'IRS a noté que même si de nombreuses transactions en espèces sont légitimes, les informations contenues dans un formulaire 8300 peuvent aider le gouvernement à lutter contre les fraudeurs fiscaux et les trafiquants de drogue, ainsi que contre ceux qui financent le terrorisme.
Les entreprises peuvent créer un compte auprès du système de dépôt électronique BSA de FinCen pour déposer les formulaires 8300 par voie électronique. Une personne doit généralement déposer le formulaire 8300 dans les 15 jours suivant la date à laquelle elle a reçu l'argent.
Une entreprise doit conserver une copie de chaque formulaire 8300 qu'elle dépose, ainsi que toute pièce justificative et la déclaration requise qu'elle envoie aux clients, pendant cinq ans à compter de la date de dépôt. Le simple fait de conserver l'e-mail de confirmation du dépôt d'un formulaire 8300 ne répond pas aux exigences de tenue de registres, a déclaré l'IRS. Les déclarants doivent également enregistrer une copie du formulaire – électroniquement ou sur papier – avant de finaliser la soumission et doivent associer le numéro de confirmation qu'ils reçoivent à la copie.
Une entreprise peut déposer une demande de dispense du dépôt électronique des déclarations de renseignements, y compris le formulaire 8300, en raison de difficultés excessives. Cependant, une entreprise ne peut pas demander une dispense de dépôt électronique qui s'appliquerait uniquement au formulaire 8300. L'entreprise doit inclure le mot « Renonciation » en haut au centre de chaque formulaire 8300 (page 1) lors de la soumission d'une déclaration papier.
En outre, les déclarants sont automatiquement dispensés de remplir le formulaire 8300 par voie électronique si l'utilisation de la technologie requise entre en conflit avec leurs croyances religieuses. Le déclarant doit inclure les mots « EXEMPTION RELIGIEUSE » au centre en haut de chaque formulaire 8300 (page 1) lors de la soumission de la déclaration papier.
L'IRS a publié une fiche d'information, FS-2023-19, avec des détails sur cette exigence.
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